دفتر روزنامه چهار شرح به منظور ثبت واردات و صادرات اقلام و اجناس و همچنین ثبت مبالغ آن ها مورد استفاده قرار می گیرد . دفتر روزنامه یا دفتر روزنامه عمومی دفتری است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌شوند. در گروه دفاتر حساب‌داری، دفتر روزنامه عمومی و دفتر کل با هم دفاتر رسمی یا قانونی را تشکیل می‌دهند. دفاتر تأمین و سایر دفاتر مورد نیاز حسابداران نیز دستهٔ دیگری است که به آن دفاتر غیر رسمی یا کمکی می‌گویند. دفتر روزنامه چهار شرح، دفتری است که تاجر عملیات روزانه (با بار مالی) خود را در آن ثبت می‌کند. برخی تاجران گروهی از عملیات‌ها را در دفاتر دیگری نیز ثبت می‌کنند، مثلاً عملیات مربوط به فروش کالای خاص یا عملیات مربوط بین تاجر و تاجر بخصوصی که برای شخص حائز اهمیت ویژه‌ای است. ارسال طرح و رنگ به صورت تصادفی یا با هماهنگی امکان پذیر است.